התחלת עבודה
ברוכים הבאים למערכת סריקת המסמכים של TechLab Pro! מדריך זה ילווה אותך בכל השלבים הדרושים כדי להתחיל לעבוד עם המערכת.
מה זה מערכת סריקת מסמכים?
מערכת חכמה לניהול, סריקה ועיבוד חשבוניות וקבלות באמצעות טכנולוגיית OCR ובינה מלאכותית. המערכת מאפשרת לך:
- להעלות מסמכים בקלות (קבצי PDF, תמונות)
- לזהות אוטומטית פרטי חשבונית (ספק, סכום, תאריך, מע"מ)
- לארגן מסמכים בקטגוריות
- לייצא נתונים לאקסל או תוכנת חשבונאות
- לקבל חשבוניות אוטומטית מהאימייל
- לזהות כפילויות והונאות
טיפ למתחילים
מומלץ להתחיל עם העלאת 2-3 חשבוניות לדוגמה כדי להכיר את המערכת לפני שמעלים את כל המסמכים.
גישה למערכת
1
התחברות למערכת
גש לכתובת: https://labs.levor.io/email-scanning/dashboard
הזן את שם המשתמש והסיסמה שלך
2
הדשבורד הראשי
אחרי ההתחברות תגיע לדשבורד המציג:
- סה"כ מסמכים שהועלו
- סכום כולל של חשבוניות
- מסמכים שממתינים לעיבוד
- התראות על כפילויות או בעיות
3
סיור במערכת
התפריט הראשי מכיל:
- דשבורד - מבט כללי וסטטיסטיקות
- מסמכים - רשימת כל המסמכים
- העלאה - העלאת מסמכים חדשים
- קטגוריות - ניהול קטגוריות
- סטטיסטיקות - דוחות ותרשימים
- ייצוא - ייצוא נתונים
העלאת מסמכים
העלאת מסמכים היא הפעולה המרכזית במערכת. קיימות מספר דרכים להעלות מסמכים.
שיטה 1: גרירה ושחרור (Drag & Drop)
1
פתח את דף ההעלאה
לחץ על "העלאה" בתפריט הראשי
2
גרור קבצים
גרור קובץ PDF או תמונה (JPG, PNG) לאזור ההעלאה
המערכת תציג אינדיקציה שהקובץ מוכן להעלאה
3
בחר קטגוריה (אופציונלי)
תוכל לבחור קטגוריה מראש, או לתת למערכת לקטלג אוטומטית
4
לחץ "העלה"
המסמך יועלה ויישלח לעיבוד OCR אוטומטי
תקבל הודעת הצלחה כאשר ההעלאה הושלמה
שיטה 2: בחירת קובץ
לחץ על כפתור "בחר קובץ" ובחר מסמך מהמחשב שלך
שיטה 3: העלאה מאימייל (אוטומטי)
אם הגדרת אינטגרציית אימייל, המערכת תקבל חשבוניות אוטומטית מהמייל שלך. ראה סעיף אינטגרציית אימייל לפרטים.
הגבלות
- גודל קובץ מקסימלי: 10MB
- סוגי קבצים נתמכים: PDF, JPG, PNG, JPEG
- מגבלת העלאות: תלוי בחבילה שלך (בדוק בהגדרות החברה)
מה קורה אחרי ההעלאה?
עיבוד אוטומטי
המערכת מבצעת אוטומטית:
- OCR (זיהוי תווים אופטי) - חילוץ טקסט מהמסמך
- זיהוי נתונים - ספק, תאריך, סכום, מע"מ, מספר חשבונית
- קיטלוג אוטומטי - שיוך לקטגוריה מתאימה
- בדיקת כפילויות - זיהוי מסמכים זהים
- בדיקת הונאות - זיהוי דפוסים חשודים
זמן עיבוד: בדרך כלל 10-30 שניות
ניהול מסמכים
צפייה ברשימת מסמכים
לחץ על "מסמכים" בתפריט כדי לראות את כל המסמכים שהועלו.
בתצוגת הרשימה תראה:
- תמונת תצוגה מקדימה של המסמך
- שם הספק
- תאריך המסמך
- סכום כולל
- קטגוריה
- סטטוס (ממתין/בעיבוד/הושלם)
צפייה בפרטי מסמך
לחץ על מסמך כדי לראות את כל הפרטים:
פרטי ספק:
- שם העסק
- ח.פ / ע.מ
- כתובת
- טלפון
פרטים פיננסיים:
- מספר חשבונית
- תאריך הנפקה
- סכום ללא מע"מ
- מע"מ (17%)
- סכום כולל
עריכת מסמך
בדף הפרטים תוכל:
- לערוך פרטים - תקן שגיאות ב-OCR
- לשנות קטגוריה - שייך לקטגוריה אחרת
- להוסיף הערות - הוסף מידע נוסף
- למחוק - מחק מסמך (דורש אישור)
טיפ
לחץ כפתור Ctrl + S כדי לשמור שינויים במהירות
פריטי שורה (Line Items)
עבור חשבוניות מפורטות, המערכת מזהה גם פריטי שורה:
- תיאור הפריט
- כמות
- מחיר יחידה
- סה"כ
הורדת מסמך
לחץ על כפתור "הורד" בדף הפרטים כדי להוריד את המסמך המקורי
קטגוריות
קטגוריות עוזרות לארגן את המסמכים שלך בצורה מסודרת ולקבל דוחות מדויקים.
קטגוריות מובנות
המערכת כוללת קטגוריות מוכנות:
- מזון ומשקאות
- רכב ודלק
- משרד וציוד
- תחזוקה ותיקונים
- תקשורת ואינטרנט
- חשמל ומים
יצירת קטגוריה חדשה
- גש לעמוד "קטגוריות"
- לחץ על "קטגוריה חדשה"
- מלא את הפרטים:
- שם: שם הקטגוריה (לדוגמה: "שכירות")
- תיאור: הסבר קצר
- אייקון: בחר סמל
- צבע: בחר צבע לזיהוי מהיר
- סוג: הוצאה/הכנסה/נכס
- לחץ "שמור"
קיטלוג אוטומטי
הגדר כללים אוטומטיים לקיטלוג מסמכים:
כללי קיטלוג חכמים
מילות מפתח: הגדר מילים שאם מופיעות בחשבונית, היא תשויך לקטגוריה
דוגמה: קטגוריה "דלק" - מילות מפתח: "סונול", "דלק", "פז", "תן ביס"
ספקים: שייך ספקים ספציפיים לקטגוריות
דוגמה: ספק "בזק" → קטגוריה "תקשורת"
חיפוש וסינון
חיפוש מהיר
השתמש בשדה החיפוש בראש העמוד כדי לחפש:
- שם ספק
- מספר חשבונית
- סכום
- תאריך
קיצור דרך
לחץ Ctrl + K להקפצת חיפוש מהיר מכל עמוד
סינון מתקדם
השתמש בפילטרים לצמצום התוצאות:
לפי קטגוריה:
בחר קטגוריה ספציפית או "הכל"
לפי סטטוס:
ממתין/בעיבוד/הושלם/נכשל
לפי תאריך:
טווח תאריכים מותאם אישית
לפי סכום:
טווח סכומים (לדוגמה: 1000-5000 ₪)
מיון תוצאות
מיין את התוצאות לפי:
- תאריך (חדש לישן / ישן לחדש)
- סכום (נמוך לגבוה / גבוה לנמוך)
- שם ספק (א-ת / ת-א)
ייצוא נתונים
ייצא את הנתונים לפורמטים שונים לשימוש בתוכנות חיצוניות.
פורמטי ייצוא נתמכים
Excel (.xlsx)
קובץ אקסל מלא עם עיצוב וסינון
CSV
קובץ טקסט מופרד בפסיקים
חשבשבת
פורמט לתוכנות חשבונאות ישראליות
איך לייצא?
- גש לעמוד "ייצוא"
- בחר טווח תאריכים
- בחר קטגוריות (או "הכל")
- בחר פורמט ייצוא
- לחץ "ייצא"
- הקובץ יורד אוטומטית
מה כלול בייצוא?
- תאריך המסמך
- שם הספק וח.פ
- מספר חשבונית
- סכום ללא מע"מ
- מע"מ
- סכום כולל
- קטגוריה
- הערות
אינטגרציית אימייל
קבל חשבוניות אוטומטית ישירות מהאימייל שלך!
חיבור חשבון Gmail
- גש ל"אינטגרציות" → "Gmail"
- לחץ "חבר חשבון Gmail"
- התחבר לחשבון Google שלך
- אשר הרשאות למערכת
- המערכת תתחיל לסרוק אימיילים
חיבור IMAP (כל ספק)
עבור אימייל עסקי (Outlook, Yahoo, וכו'):
- גש ל"אינטגרציות" → "IMAP"
- מלא פרטים:
- שרת: imap.gmail.com (או השרת שלך)
- פורט: 993 (SSL)
- אימייל: הכתובת שלך
- סיסמה: סיסמת האפליקציה
- לחץ "בדוק חיבור"
- אם הצליח, לחץ "שמור"
אבטחה
כל הסיסמאות מוצפנות ב-AES-256. המערכת לעולם לא שומרת סיסמאות בטקסט גלוי.
כללי עיבוד אוטומטי
הגדר כללים לעיבוד חשבוניות מאימייל:
דוגמה לכלל
תנאי: אם המייל מ-"invoices@supplier.com"
פעולה:
- שמור קבצים מצורפים
- שייך לקטגוריה "משרד"
- שלח התראה למנהל
טיפים ותחבולות
צילום חשבוניות
צלם חשבוניות בטלפון והעלה ישירות. ודא:
- תאורה טובה
- חשבונית שטוחה
- כל הטקסט קריא
- ללא צללים
קיצורי מקלדת
- Ctrl+K - חיפוש מהיר
- Ctrl+U - העלאת מסמך
- Ctrl+S - שמירה
- Esc - סגירת חלון
העלאה מרובה
תוכל לגרור מספר קבצים בבת אחת. המערכת תעבד אותם במקביל.
שימוש בתגיות
הוסף תגיות למסמכים לחיפוש מהיר (לדוגמה: #דחוף, #לבדיקה)
שאלות נפוצות (FAQ)
כן! המערכת מותאמת במיוחד לחשבוניות ישראליות עם תמיכה מלאה בעברית, מע"מ 17%, ח.פ וכל הפרטים הרלוונטיים.
תוכל תמיד לערוך ידנית את הפרטים שזוהו. המערכת לומדת מהתיקונים שלך ומשתפרת עם הזמן.
כן! השתמש בתכונת "שליחה לרואה חשבון" כדי לשתף מסמכים ישירות או לייצא לפורמט חשבשבת.
תלוי בחבילה שלך. בדוק ב"הגדרות חברה" לראות את המגבלות. ניתן לשדרג בכל עת.
כן! כל המסמכים מוצפנים, נשמרים בענן מאובטח, וגישה אליהם מוגבלת למשתמשים מורשים בלבד.