מדריך מנהל מערכת

1 גישה ללוח הבקרה

נתיב: לחץ על "לוח בקרה - נוכחות" בתפריט הראשי

דף: /attendance/admin-dashboard

לוח הבקרה מציג סקירה כוללת של מצב הנוכחות בארגון.

1 מעבר לדף ניהול עובדים

נתיב: לוח בקרה → "ניהול עובדים"

דף: /attendance/admin-employees

2 סינון ומיון

השתמש בכלי הסינון:

• חיפוש לפי שם: הקלד שם עובד בשדה החיפוש
• סינון לפי מחלקה: בחר מחלקה מהרשימה הנפתחת
• סינון לפי סטטוס: נוכח / נעדר / בחופשה
• טווח תאריכים: בחר תקופה לבדיקה

3 צפייה בפרטי עובד

לחץ על שם העובד לצפייה במידע מפורט:

• היסטוריית נוכחות מלאה
• יתרות חופשה
• בקשות ממתינות
• אחוזי נוכחות
• גרף שעות עבודה

1 מעבר לדף בקשות

נתיב: לוח בקרה → "בקשות חופשה"

דף: /attendance/admin-leave-requests

הדף מציג את כל הבקשות הממתינות לאישור.

2 סקירת הבקשה

בדוק את הפרטים הבאים לפני אישור:

• שם העובד: ודא זהות המבקש
• סוג חופשה: חופשה שנתית / מחלה / בלתי בתשלום
• תאריכים: מתי עד מתי
• מספר ימים: כמה ימים מבוקשים
• יתרה נוכחית: האם יש מספיק ימים
• סיבה: הסבר מהעובד

3 החלטה

לחץ על אחד הכפתורים:

• אשר בקשה: הבקשה תאושר והיתרה תעודכן אוטומטית
• דחה בקשה: יש להזין סיבה לדחייה
• המתן: אפשר לדחות החלטה למועד מאוחר יותר

4 הוספת הערות

בעת אישור או דחייה, ניתן להוסיף הערות למנהל או לעובד. ההערות ישמרו בהיסטוריה.

1 בחירת פרמטרים

דף: /attendance/admin-custom-report

• בחר טווח תאריכים
• בחר עובדים או מחלקות
• בחר נתונים להצגה (נוכחות, חופשות, שעות)
• בחר פורמט (טבלה, גרף, דשבורד)

2 הפקת הדוח

לחץ על "הפק דוח" - הדוח יוצג על המסך.

3 ייצוא ושיתוף

בחר אפשרות ייצוא:

• Excel: לניתוח מתקדם
• PDF: להדפסה ומצגות
• CSV: לייבוא למערכות אחרות
• שליחה במייל: שלח ישירות למנהלים

1 מעבר לדף תיקונים

דף: /attendance/admin-corrections

הדף מציג בקשות מעובדים לתיקון נוכחות (שכחו לבצע כניסה/יציאה).

2 בדיקת הבקשה

כל בקשה מכילה:

• שם העובד ותאריך
• סיבה לתיקון
• זמן כניסה/יציאה מבוקש
• אישור מקבלן/לקוח (אם רלוונטי)

3 אישור או דחייה

לאחר בדיקה:

• אשר: הרשומה תתעדכן במערכת
• דחה: הבקשה תסומן כנדחית עם הסבר
• בקש מידע נוסף: שלח הודעה לעובד

1 חיפוש העובד

בדף ניהול עובדים, חפש את העובד ולחץ על "עריכת נוכחות".

2 עדכון הרשומה

ניתן לערוך:

• זמן כניסה
• זמן יציאה
• סטטוס (נוכח/נעדר/חופשה)
• הערות

3 שמירה ותיעוד

כל שינוי ידני נרשם ב-Log עם:

• מי ביצע את השינוי (שם המנהל)
• מתי בוצע השינוי
• מה השתנה (לפני ואחרי)
• סיבה לשינוי

1 מעבר לניהול משמרות

דף: /attendance/admin-schedules

2 בחירת עובד או מחלקה

ניתן להגדיר לוח זמנים:

• לעובד בודד
• למחלקה שלמה
• לקבוצת עובדים מסוימת

3 הגדרת ימי עבודה ושעות

לכל יום בשבוע:

• סמן אם זה יום עבודה
• הגדר שעת כניסה צפויה
• הגדר שעת יציאה צפויה
• הגדר משך הפסקה

4 שמירה והחלה

בחר תקופת תוקף:

• תאריך התחלה
• תאריך סיום (אופציונלי)
• שמור ושלח הודעה לעובדים

1 הוספת חג

דף: /attendance/admin-holidays

לחץ על "הוסף חג" והגדר:

• שם החג
• תאריך
• האם יום עבודה או חופשה
• האם משפיע על חישוב שעות

איך אני יכול לראות את כל העובדים שנוכחים כרגע?

היכנס ללוח הבקרה (/attendance/admin-dashboard) ולחץ על הכרטיס "נוכחים היום". תקבל רשימה מלאה של כל מי שביצע כניסה ועדיין לא יצא.

מה קורה כשאני מאשר בקשת חופשה?

המערכת:

• מעדכנת את יתרת החופשה של העובד אוטומטית
• שולחת הודעת אישור לעובד (אימייל/SMS)
• מסמנת את התאריכים בלוח השנה
• רושמת את האישור ב-Log

איך אני מייצא דוח לאקסל?

בכל דף דוח, יש כפתור "ייצוא לאקסל" בפינה השמאלית העליונה. לחץ עליו והקובץ יורד אוטומטית למחשב שלך.

האם אני יכול לבטל אישור שנתתי?

כן, אך רק אם החופשה עדיין לא התחילה. היכנס לדף הבקשה, לחץ על "בטל אישור" והסבר את הסיבה. היתרה תוחזר לעובד.

איך אני מגדיר התראה אוטומטית?

היכנס להגדרות (/attendance/admin-settings), בחר "התראות והודעות", והגדר את התנאים והשכיחות.

מה זה Audit Log ואיך משתמשים בזה?

ה-Audit Log (/attendance/admin-audit-log) רושם את כל הפעולות החשובות במערכת: מי שינה מה, מתי, ולמה. שימושי לבדיקה ולביקורת.